영문 메일 쓰는 요령

 

오늘의 궁금한 이야기 주제는 "영어 메일" 쓰는 법입니다. 

업무상으로 영어 메일 쓸 때는 어떠한 구조와 방법으로 완성을 해야 하는 것일 까요?
메일의 종류는 크게 개인적, 공적으로 구분할 수 있으며 오늘 다룰 이야기는 공적인 업무와 관련된 메일을 쓴는 방법에 대해서 알아 보겠습니다. 

직장인들은 고객이나, 공급자, 공공기관, 대리점 등 다양한 직군의 사람들과 업무적인 관계를 이어가기 위해서 영어 메일을 사용하게 됩니다. 서신을 주고 받지 않아도 세계 각국의 다양한 직군의 사람들과 실시간으로 인터넷을 통해서 메일을 주고 받을 수 있게 되었습니다. 



오래 전 부터 서신(Letter)은 정보를 전달하는 중요한 메체 였으며 오늘날 현대 사회에서도 메일은 전 세계적으로 중요한 정보 전달 매체 역활을 하고 있습니다. 영어 메일에는 정보요청과 때로는 Serve 한 내용을 공적으로 다룰 때 사용하며 주문의 요청, 납기의 확인, 견적 요청 등 요청을 위한 내용을 다루기 위해서 사용합니다. 

영어 메일을 쓰는 궁극적인 목적은 사업의 관계 유지라 할 수 있습니다. Serve 한 내용을 다룰 때에는 신중하게 작성하고 발송을 하여야 하는데요 이는 한번 보낸 메일은 회수하기가 어렵습니다. 물론 발송 취소 등의 기능을 지원하는 메일 시스템들이 있지만, 대부분의 메일 시스템이 그렇지 않기 때문에 메일을 보내기 전에는 특히 중요한 내용을 포함하는 경우 두번 세번 검토하여 실수를 최소화 시켜야 합니다. 

영어 메일을 쓸 때는 여러가지 이유와 목적으로 작성 할 수 있는데요 정보의 전달이라던지 축하, 주문, 요청, 컴플레인 등으로 구분지을 수 있으나 영어 메일은 대부분 비슷한 구조(Structure)를 가지고 있습니다. 

영어 메일의 구조를 살펴 보겠습니다. 

제일 먼저 제목(Title, Subject) 이 있을 것이고요 

그다음으로 가장 먼저 위치하는 것이 Heading 입니다. 이 부분에는 편지를 받는 이의 이름, 회사명, 주소, 전화 번호 등이 기재 하는 것이 영어 메일의 가장 첫 부분의 구조 입니다.
만약에 받는이의 자세한 주소 등의 정보가 없을 경우는 생략하거나, Sender(발송자) 의 주소를 사용 할 수도 있습니다. 

날짜는 Local (현지) 을 기준으로 작성하여 상대방으로 하여금 언제 보낸 것인지를 확인하고 내부적으로 관리하기 위해서 기본적으로 추가 되어야 하는 사항입니다. 현대사회의 e-mail 시스템은 기본적으로 날짜 기능이 포함되어 있기 때문에 신경 쓸 일이 없지만 서면으로 작성할 경우는 필요할 것입니다. 영어 메일을 사용할 때의 날짜의 표기는 다음과 같습니다. 

June 24, 2018

24 June, 2018

받는이를 지정할 때 기본 요소를 살펴 보겠습니다. 

 Dear Sir, 
 Dear Mr,
 Dear Mrs
 To whom it may concern

 위의 경우는 특정인을 지정하지 않고 이름을 모를 경우 이며

 Dear Mr. Robert
 Dear Mrs Silvia

 이름을 알고 있을 경우는 위와 같이 Dear 뒤에 이름을 붙여주는 방식으로 진행합니다. 
 Dear Mr or Mrs 를 붙이는 것은 격식을 갖춰야 할 때 사용합니다.

 Hello, Robert 
 Hi, Silvia
 Robert

이런 식으로 작성하는 경우는 안면이 있거나 나이차가 많이 없는 경우 약간의 비 격식의 경우에 사용하게 됩니다. 

하지만 영어메일을 쓸 때 상대방의 이름과 성별을 모른 상황이라면 어떻게 작성해야 할까요

 Dear Sirs (받는 사람이 남성인 경우)  
 Dear Ladies (받는 사람이 여성인 경우)

 이것도 저것도 모르는 상황이라면 난처할 텐데요 이럴 때에는 Ladies or Gentlemen 사용할 수 있습니다. 



 위의 내용으로 메일의 Heading 이 완료 되었다면 다음은 본문인데요 본문을 작성하는 것인데요 가장 많은 내용을 차지하는 것으로 다양한 내용을 다루게 되는 부분입니다. 메일을 쓸 때 중요한것은 간결하면서 정확한 내용전달과 함께 약자를 적게 사용하는 것 입니다. Formal 한 경우는 약어를 가능한 쓰지 않는 것이 중요 합니다.  이는 셈플과 함께 살펴 보겠습니다. 

Heading, 본문을 작성한 후 맺음 인사말을 기재하는데요 다양한 맺음 인사말이 있습니다. 

Your sincerely, 
Regards
Best Regards
Your truly, 
Faithfully, 
Respectfully, 
Truly, 

맺음말 이후에는 서명란이 있습니다. 서명란에는 Sender 의 이름과 직함, 주소, 연락처를 기재하게 되는데요, 

예를 들면

Faithfully, 
Mr. Gildong, Hong
Regional Director

Cell : 82 10-1234-5678
Tell : 82 2 123-4567
Fax : 82 2 123-4568
e-mail : gildong-hong@harleminside.com
Address : South Korea, Seoul seocho gu, 123-456, #102

영어 메일을 작성하는 순으로 Heading, Body(본문), Signature(서명) 순으로 살펴 보았습니다. 이 3가지가 영어 메일을 작성하는 기본 구조 입니다. 그럼 구조에 맞게 영어 메일을 작성해 보겠습니다. 

Acknowledging an order (1. 제목을 기재 합니다.)

Date : June 24, 2018 (2. 날짜를 기재 합니다. )

Mr. Robert  (3. 받는 이의 이름 회사명, 주소 등)
Appple Inc.
255 Appple Street, 
New York, NY 1000004, USA.

Dear Mr. Robert (4. 받는 사람)

(5. 아래 내용은 본문입니다)

Thank you for your order of 10 boxes of product. The invoice value is KRW 10,000,000.

The goods was shipped out and will reach you within one(1) month and you can check out delivery status through your local forwerder company.

We are very appreciate your order. we look forward to keep going good business. 

Faithfully, 
Mr. Gildong, Hong
Regional Director

Cell : 82 10-1234-5678
Tell : 82 2 123-4567
Fax : 82 2 123-4568
e-mail : gildong-hong@harleminside.com
Address : South Korea, Seoul seocho gu, 123-456, #102



영어 메일을 작성할 때의 구조인 Heading, Body, Signature 
를 바탕으로 셈플 메일을 작성해 보았습니다. 

궁금한 이야기였습니다.