회의록 작성법

 

오늘의 궁금한 이야기 주제는 "회의록 작성법" 입니다.

회의록은 두 사람 이상이 모여 협의하고 결정된 사항을 기재하고 기록하는 과정을 말합니다.

회의록을 작성할 때에 있어서 기억해야 할 것은 회의 중에 협의가 이뤄지고 결정되는 사항을 간결하고 명확하게 작성하는 것입니다. 예를 들어

 -> 오늘 회의를 통해서 협의한 내용이 내일부터 시행될 수 있게 서로 확인하였습니다.
 -> 금일 협의한 내용이 명일부터 시행됨을 확인함.

같은 의미이지만 두 번째 문장이 더 간결함을 알 수 있습니다. 이처럼 회의록은 간결하게 작성하는 것이 중요하다는 것을 기억해야 합니다.

회의록 작성 시에는 아래의 내용을 첫머리의 구조로 시작하게 됩니다.

 - 일시 (미팅 날짜와 시간)
 - 장소
 - 참석자 명단
 - Agenda (주제목록)



회의의 목적과 관련된 모든 의제는 시간순으로 기재되어야 하며 관련 의제의 협의 내용 의결과 나 결론은 반드시 회의록에 포함되어야 합니다. 회의록 위에 결정된 내용을 서로 확인해야 하며 그에 따른 조치사항을 나열하고 협의 내용을 담당할 담당자를 필요에 따라서 지정하고 기록해야 합니다. 예를 들어

  - 7월 25일까지 Buyer를 통해 구매 의사를 확인하기로 협의함 - Whom 홍길동 차장

회의록을 작성하는 도중에 참석할 수 없거나 참석하기로 하였으나 다른 이유로 불참한 사람들에게 관련 내용을 공유해야 합니다. 그 외 회의목적 및 방법에 따라서 관련 자료가 첨부 형식으로 협의하에 첨부될 수 있으며 투표결과나 기타 의견 또한 포함될 수 있습니다.
회의록의 맺음말은 결정사항을 요약하는 것으로 마무리하게 됩니다.

정해진 시간 내에 회의가 결론에 도달하지 못하거나 충분하지 못하여 추가적인 회의가 필요할 경우 회의록에 다음 모임의 일시 및 장소를 협의하에 기재해야 합니다.
이 때 회의록 상에는 회의가 끝난 시간을 마지막으로 끝맺음을 하게됩니다.

회의록을 작성하고 난 이후에는 회의에 참석한 인원의 서명을 받거나 이후 이를 회람을 통해서 정보를 공유해야 합니다. 서명을 받기 전에는 작성된 회의록을 서로 공유하여 교정사항이 있는지 확인하여야 합니다. 이렇게 완료된 회의록은 가능한 3일 안으로 공유하는 것이 중요함을 기억해야 합니다. 공유시에는 관련 의제 및 합의된 내용을 간결히 기재하여 공유하는 것이 효과적입니다.



회의가 길어질 것으로 예상된다면 사전에 Agenda 를 참석자에게 배포하고 관련 의견을 접수 치합하여 간단하게 안건을 사전에 기재하는 것이 효과적인 회의록 작성임을 기억해야 합니다. 앞서 언급한 것처럼 회의록은 Detail 을 요구하는 것이 아닌 주요 결정 사항에 대한 협의 내용을 기재하는 것으로 최대한 간결하게 작성하는 것이 중요합니다.


이상 궁금한 이야기였습니다.