Bid meeting 이란 계약주와 도급업체간에 실시하는 미팅으로 계약 업체를 선정하기 전 단계에서 지명된 도급업체들을 대상으로 공정하고 동등하게 공급범위를 이해할 수 있도록 설명하는 것으로 지정된 장소에서 입찰 회의를 열어 입찰설명회를 진행합니다. 이때 계약주는 도급업체에게 회의 장소와 시간을 공지하고 참석 여부를 확인합니다. 대부분의 업체들은 일정에 맞추어 참석하지만, 해외 출장이나 기타 다른 업무로 부득이 일정을 변경해야 하는 경우 일정변경을 검토할 수 있지만 프로젝트의 일정상 여유 있게 일정을 조율할 수 없습니다. 예를 들어 한 업체로 인해 Bid meeting 일정이 미루어지게 된다면 해당 아이템에 대한 일정에 영향을 미칠수 밖에 없습니다. 국외 업체의 경우 미팅일정을 조율할 수 있지만 국내 업체의 경우에는 대게 1~2주 이내에 미팅을 실시합니다.
Bid evaluation
Bid meeting 의 범주에는 입찰업체 평가 항목이 있습니다. 모든 업체를 동등한 조건에서 체계적으로 수행합니다. 이 과정에서 도급업체는 변동 사항(Exception & Deviation)을 명확히 해결해야 합니다. 만약 도급업체에서 프로젝트의 특정 사항의 변경을 요청하였다면 계약주는 합리적 판단하에 사양서를 바탕으로 객관적 평가를 수행해야 합니다. 평가시에는 엑셀의 스프레드시트 형식을 사용하여 도급업체간의 비교 시트를 작성합니다. 이는 입찰자 간의 차이를 명확히 하고, 특정 구간에서의 정보를 확인하는데 용이하게 하기 위합니다. Bid evaluation 자료는 일반적으로 대외비 형식의 문건으로 기밀정보로 분류하여 관리 합니다.
입찰 평가는 프로젝트를 수행하는 초기 단계에서 업체를 선정하기 위한 중요한 과정이면서 한편으로 프로젝트의 규모와 관계없이 소모적으로 이루어지는 반복적인 서류 작업일 수도 있지만 이는 플랜트 프로젝트를 수행하는 단계에서의 중요한 과정이므로 수행해야 하는 업무입니다.
Bid Checklist
도급업체 평가 항목에는 크게 기술(Technical)항목과 상업(Commercial) 항목으로 구분합니다.
기술항목 Checklist
기술항목에서는 기계, 배관, 토목, 전기, 전계장 관련 평가를 실시하며 이 때 각 부서별 담당자별로 스프레드시트를 작성, 도급업체의 답변을 요청합니다. 도급업체는 해당 서류에 대한 기술사항을 확인하여 답변을 제출합니다. 앞서 기술한 변경사항에 대해서 객관적인 자료와 함께 제출하여 Waive 를 받거나 재 답변을 요청 받을 수 있습니다. 도급업체에 있어서는 매우 중요한 과정이며 계약이후에는 해당 사항에 대해서 Waive 를 받을 수 없기 때문에 신중함을 요구하는 단계입니다.
상업사항 Checklist
상업사항에서 중요한 것은 금액(Price) 이며 다음으로 납기일정입니다. 금액이 아무리 경쟁력 있다 하더라도 프로젝틔 계획 일정과 많은 차이가 있다면 고려할 수밖에 없습니다. 상업사항에서는 Terms 와 보증기간, 감독, Spare parts list 와 같은 부가적인 요소들이 포함됩니다.
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