보다 나은 보고서를 작성하기 위해서는?

보다 나은 보고서를 작성하기 위해서는?

 

회사 내 조직생활은 자신이 맡은 분야의 업무 외 보고서를 제출해야 하는 경우가 종종 발생한다. 정기적으로 작성해야 할 때도 있고 비 정기적으로 지시를 받거나 그때그때 요청에 따라 작성을 해야 하는 경우가 있다. 사회생활에 첫 발을 내디딘 사회 초년생이나 보고서 작성에 익숙치 않은 경우 보고서는 어려운 작문 중에 하나일 것이다. 

 

보고서는 회사별 직군별 다양한 주제와 형태를 갖고 있다. 회사의 연간 사업계획서부터 월간 보고, 주간 보고, 일일 보고 등 그 수와 종류가 다양하다. 이 모든 보고서들이 가지고 있는 공통적인 최종 목적지는 상급자나 상위 기관에 현황 및 결과를 서면 형태로 작성하여 제출하는 것으로 현황파악이나 향 후의 사업 일정을 조율하고 결정권자의 결재로 이어지게 된다. 

 

보고서를 잘 작성하는 가장 중요한 첫 단추는 보고서 작성을 지시한 사람의 의도와 원하는 것을 잘 캐치해야 한다는 것이다. 보고서 작성 지시 내용에 모든 포커스를 맞추고 집중해서 잘 들어야 한다. 일을 잘 시키는 사람이 일도 잘한다. 업무 지시를 잘하는 것도 그 사람의 능력이므로 보고서 작성 지시를 받을 때 대충 얼렁뚱땅 얘기 해 놓고 보고서 작성해서 보고 했더니만 다시해와라 딴따라 같은 소리를 하더라도 이해할 수 있는 역량을 겸비해야 한다. 무엇보다도 이해가 잘 안됐다면 두 번 물어 보고 세 번 물어봐서라도 정확히 그 사람이 원하는 것이 무엇인지를 잘 기억해 놓아야 한다. 아니면 메모할 수 있는 노트와 팬을 미리 준비해서 메모하라.

보고서를 잘 작성하기 위해 필요한 첫 번째는 무엇?

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보고서 작성을 지시한 상사나 고객이 원하는 것을 확인하라!

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보고서 작성을 지시한 내용과 의도에 대한 내용이 포함되어 있지 않은 보고서는 당연한 결과이지만 그 일을 지시한 사람을 난처하게 만든다. 사람은 개인별로 차이는 있을지 몰라도 대부분 자신이 보고 싶은 것 듣고 싶은 것을 들으려고 한다. 이러한 심리를 잘 이해한다면 보고서 작성에 영감을 얻을 수 있다. 원하지도 않는 내용과 의도를 담은 보고서는 당연한 결과지만 그 일을 지시한 사람의 분노를 살 수 있다. 동문서답을 피하고 원하는 답에 대한 결과를 서면 형태로 작성해야 한다는 것 말은 참 쉽지만 어렵다. 특히 보고서를 많이 작성해 보지 않은 사람이라면 더욱 그렇다. 

외국계 기업이나 국내 제조업이나 대기업이나 어딜 가더라도 보고서는 항상 내 뒤를 따라다닌다. 월간보고 주간업무 보고, 회의록 보고, 사업계획서, 판매실적 보고서 등등. 보고를 위한 보고서 ㅋ. 가장 대표적으로 많이 접할 수 있는 보고서가 있다 "일일 업무보고서" 라는 것이 있다. 제목에서부터 포스가 느껴진다. 그날그날 업무에 대한 내용을 보고서로 작성해서 제출하라는 것이다. 그렇다면 이 보고서에 대한 목적은 무엇일까? 말 그대로 내가 오늘 어떠한 것을 계획하고 이행하였는지에 대한 서면 보고를 말한다.

보고서를 작성하는 것은 피곤한 일이지만 조직생활을 하는 과정에 있어서 필연적으로 부딫혀야 할 과정인 것은 분명하다. 이왕 쓰는 보고서 잘 쓰는 것이 본인이나 보고를 받는 입장이나 서로에게 해가 될 것이 없다는 것 또한 분명한 사실이다. 그리고 더 나아가 보고서에는 자신의 업무성과를 간접적으로 직장 상사에게 보여줄 수 있는 절호의 찬스이다. 없는 사실을 쓰라는 것이 아니라 이왕 쓰는 것 최대한 겉이 번드르르하게 작성하는 것도 나쁘지 않다.

예를 들어

•  A. 금일 계획했던 업무는 날씨로 인해서 부득이 취소하였습니다. 
•  B. 금일 계획했던 업무는 날씨로 인해 취소되었으나 내일 날씨가 맑아지는데로 조속히 착수할 예정입니다. 

A라고만 쓰면 한소리 들을 수 있다 "그래서 뭐 어떻게 할 건데?" B라고 쓰면 최소한 노력하는 모습을 보여주고 있구먼 이라고 생각할 수도 있다. 보고를 받는 입장에서는 성과 없는 기대 보다는 성과를 만들기 위한 플랜이 포함되어 있는 것을 선호한다.

또 다른 예를 들어 보면

• B. 2018년 12월 12일 A업체의 000 담당자와 A장소에서 미팅을 실시하여 문제점을 협의하였으며 B라는 플랜을 통해 문제점을 해결하는 것으로 양사의 담당자가 협의하였습니다. 

많이 보는 원칙이 숨어 있다. 육하원칙 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜, 그리고 결론. 최소한 육하원칙을 유지하는 것만으로도 보고서의 신뢰성을 높일 수 있다. 

보고서를 잘 작성하고 보고하는 법은 직종별 보고서 종류별 직장상사의 성향 등등 스펙트럼이 많고 케바케이므로 모든 것을 한 번에 정의내릴 수는 없지만 글쓴이가 생각하는 보고서 잘 작성하는 법 중 2가지를 꼽으라 한다면;

1. 보고서를 요청한 목적과 의도, 원하는 것을 Catch-up 하는 것
2. 이왕 쓰는 보고서 이쁘게 포장해서 쓰는 것. 

Inside Insight 였습니다.