예비비(Contingency) 용어 정의와 이해

 

예비비(Contingency) 용어 정의와 이해

 

Contingency란 우리말로 만일의 사태라는 뜻을 가지고 있으며 

상업 관련 용어로 “예비비”로 통용되어 사용하고 있습니다.

 

예비비는 사전적으로 예측할 수 없는 초과지출에 대한 경비 제원을 

사전에 확보하는 것으로 정의하며 예산을 편성할 때 전체 추정 비용의 

일정%를 추가하는 것으로 산정할 수 있습니다.

 

플랜트 산업에서 기자재의 예상 비용을 산출할 때 프로젝트 사양에 준하여 

장치류를 선정(Sizing)하고, 필요한 품목을 합산하여 전체 금액을 산출하는데 

Engineering order made 제품군에 대해서는 100% 정확한 금액이 아닌 

추정치로 판단할 수밖에 없습니다. 

 

왜냐하면 플랜트 기자재의 견적 작업은 아직 만들어지지 않은 설비의 전체 비용을 

예상하는 과정의 연속으로 정확한 산출 금액은 프로젝트가 

끝난 이후에 알 수가 있습니다. 

 

다시 말해 완벽히 설계된 제품을 만들고 정해진 금액으로 판매하는 것이 아닌 

프로젝트 시방서에 맞추어 설비를 설계하고 그에 맞추어 

예상 금액을 편성한 후 프로젝트 일정에 맞추어 설비를 제작하기 때문에 

편차가 발생할 수밖에 없습니다. 

 

다만 이러한 오차를 얼마나 줄일 수 있느냐가 프로젝트의 성패를 다루는 요소로 작용합니다. 

 

프로젝트 진행 시에는 예측 불가능한 돌발변수가 많이 발생합니다. 

이는 불확실성, 무형자산, 미래의 예측 불가능한 요소의 조합으로 

인해 발생할 수 있는 모든 가능성으로 설명합니다. 예를 들자면

 

-     00 대리는 Control valve 모듈을 공급하는 A회사의 견적팀에서 근무하고 있습니다. 

 

입찰 당시 사양서에는 밸브 재질을 316L을 공급할 것이라 기재되어 있었으나 

 

전산에 입력하는 과정에서 316으로 잘못 입력하였고 이는 고스란히 

 

손실로 이어졌으나 너그럽고 관대한 XX 부장이 예비비에서 손실 비용을 

 

충당하는 것으로 사태를 무마할 수 있었습니다.

 

 

위의 상황은 글쓴이가 임의로 예시한 것이지만 이러한 일이 현업에서는 

아주 드물게 발생합니다. 

 

사업주가 제시한 사양서 내용을 미처 확인하지 못하고 대응하는 과정에서 

금액이 초과할 수도 있습니다. 

위의 예시는 인적 요인에 의해 발생한 것이지만 예측하지 못했던 

돌발상황에 의해 집행 금액이 불가피하게 더 지출된다는 것을 의미합니다.. 

 

엔지니어링 과정에서는 다양하고 복잡하고 어려운 상황의 돌발 변수가 등장합니다. 

사양서를 잘 못 봤거나 Sizing 의 오류, 재질의 잘못된 선택, 의사전달 과정에서의 오류 등. 여러가지 경로와 원인에 의해서 발생하며 예비비는 이러한 잠재적 손실을 

대비하고 초과금액의 일부를 흡수하여 재정적 건전성을 높이는 데 그 목적이 있습니다.  

 

Contingency cost 를 산출하는 방법은 전체 Cost 를 90~95%로 

추정하고 5%~10% 의 Contingency 를 추가하는 간단한 산술적 수치를 적용합니다. 

다시 말해 원가 및 기업이윤 등을 포함한 전체 금액의 5~10%를 추가하는 것을 말합니다. 

 

 

예시) 전체 산정 금액 : ￦ 1,000,000,000 (십억)

 

      + Contingency (10%) : ￦ 100,000,000 (일억)

 

      전체 견적 금액 : ￦ 1,100,000,000 (십일억)

 

 

프로젝트 예산이 초과하지 않도록 하기 위한 범위나 사전 생각 및 결정의 결여에 

의한 것을 수용하여 반영하는 것을 뜻합니다. 

이는 사실상 인적, 물적, 여러가지 요인에 의해 발생한 오류를 흡수하기 위한 것으로 

정의되지만 예측하지 못한 위험과 통계 및 경험으로 사전에 방지할 수 있는 

신뢰 수준을 높여 예산을 초과 집행할 확률을 최소화하고 유지 관리하는 것에 

일차적 목적을 두어야 합니다.  

 

Contingency 를 남용할 경우 제대로 정의되지 않은 항목에 대해 

안일한 생각을 가질 수 있으며 이러한 항목을 이용하여 커버하려고 할 수도 있습니다. 

 

 

 

그렇다면 Contingency 를 최소화하기 위해서는 어떻게 해야 하는 것일까요?

 

글쓴이는 견적과정을 총량 법칙에 비유해서 생각하고 있습니다. 

견적과정이 100% 정확하면 프로젝트 결과도 100점이 나오고 정확도가 

80% 라면 결과 또한 80점 이하로 나오게 됩니다. 

 

다시 말해 견적 과정의 정확도의 정도는 견적비용의 유효성과 

프로젝트의 성공적 수행에 밀접한 관계가 있습니다. 

이를 위해서는 기본적인 Back data 의 충분한 이해와 검토가 필요합니다. 

 

1.     사양서 

2.     협력사의 견적금액

3.     Technical clarification

4.     P&ID 및 기타

 

성공적인 프로젝트 수행시 원가 항목의 최소 90% 대에서 최소 ±5% 에서 

많게는 ±10%의 신뢰 수준을 초과하지 않는 것을 목표로 해야 합니다. 

플랜트 프로젝트는 엔지니어링 과정에서 승인이 이루어졌다 하더라도 

변동사항이 자주 발생하고 요구사항이 끊이지 않기 때문에 Contingency 는 

최소한 5%정도 확보하는 것이 좋은 선택이라는 것에 의심의 여지가 없습니다. 

 

과거에는 Contingency 를 여유 있게 확보하여 좋은 금액으로 프로젝트를 진행할 수 

있었으나 오늘날에는 사실상 Contingency를 확보한다는 것이 

유명무실한 상태가 되었습니다. 

 

왜냐하면 출혈 경쟁입찰로 인해 Contingency 5%~10% 넣는 순간 가격 경쟁력을 

잃고 계약을 따내는 것이 어렵기 때문에 이마저 포기하고 100% 전체 금액으로 

입찰하는 경우가 많습니다. 

이는 고스란히 프로젝트 엔지니어(PM)의 부담으로 작용합니다. 

 

내용정리

 

Contingency 는 예비비를 뜻하는 상업용어입니다. 

잘 사용하지 않고 입찰 단계에서 검토해야 하는 항목으로 전체 금액의 5%~10% 수준의 

금액을 추가하는 것을 뜻 합니다. 

(이는 절대적인 것이 아닌 회사마다 정책이 있기 때문에 다를수 있습니다. ) 

프로젝트의 진행과정에서 발생하는 돌발상황과 불확실성에 대비하기 위해서 

적용하지만 오늘날 가격 경쟁력이 부정적 영향을 미치는 요소로 작용할 수 있습니다.

 

따라서 Contingency 를 고려하기에 앞서 견적 과정에서 얼마나 정확하게 전체 금액을 추정하고 산출할 수 있는 능력이 어느 때 보다 필요합니다. (*사실 굉장히 어려운 부분입니다.)

 

By Inside Insights (Chandler)